总结会会务工作理论概要

安全和财务安全、保密工作。

    2)会前准备工作

    制发会议通知、准备会议文件和用品、选择与布置会场等。

    3)会间工作

    保证会议按既定日程和议程展开，合理调度工作。

    4)会后工作

    文件资料归档、财务结账、清理驻地、会场、发文等，向相关领导汇报。

    3.重要会务工作的流程

    在总结会中，发言人、会议的形式和参观交流是会务工作的重点。

    1)发言人

    (1)发言主题。

    在对发言人发出邀请的时候，应该向对方介绍会议的目的。一些发言人可能准备了很精彩的发言，但是却与会议的主题不符。发言人对会议目的了解得越多，他们的发言就能与会议联系得越紧密。

    要明确发言人的演讲主题，是会议组织者提供，还是自选，这要看话题和发言人哪一个更重要。如果发言人占据首要地位，那么他就有选择话题或至少提出相关建议的权利。当然，在选题方面不能给发言人全部的自由，因为有的话题可能不适合该会议。而发言人并不知道哪些题目不适合与会者，因此，会议组织者应该负责提供这方面的信息。但要意识到，发言人可能在听说所有这些禁忌后将决定不接受会议的邀请。另一方面，通过讨论，会议组织者也可提出一个该发言人从前没有涉及过的有趣话题。也可以先确定话题，由会议组织者拟定发言的内容和方式。在这种情况下，会议组织者应该向候选发言人说明向其发出邀请的原因。

    (2)邀请发言人注意事项。

    要做好邀请发言人的工作，还要考虑以下几点。

    1是否同意录音。不是所有的会议都需要录音，但是给会议录音现在正在成为一种潮流。根据法律，会议方面在进行这类录音之前必须得到相关发言人签字同意许可。

    2是否需要特殊的设备。会议方面有必要确认发言人需要哪些特殊设备，这些信息可以通过建议表来收集。值得注意的是，该建议表通常在确定发言人选的几个月前就收集上来了，而在这个过程中发言人可能又有了新的需求。会议方面应该让所有的发言人在一个规定日期前提出对设备的需求，在该时限之后，这类需求只能在特殊的情况下才能被会议方面接受，这样将更有利于统一管理。

    3最终确认。前面是从会议组织者的角度讨论准备过程，但是发言人方面的准备工作也不可忽略。很多会议组织者往往都一厢情愿地认为，只要自己邀请发言人参加会议，对方就会准时出席。显然，比较合理的做法是跟发言人确认他们是否成行以及时间安排和发言内容。

    (3)与会人员自由发言讨论或提出问题并解决。

    在会议上发言是与会成员交流思想、表明立场和观点的主要途径。对于与会者来说，也是他们的基本权利，同时也是会议的核心内容。没有发言，会议就没有意义。在安排与会人员自由发言讨论或提出问题商讨解决方案时，应注意以下几点。

    1主题引导。

    要安排符合会议总精神的主题，但不要过分重复主题。相同内容的发言不要紧连在一起，最好也不要放在同一天，以免影响与会人员的情绪，减弱会议效果。当然，如果有实际需要，例如，为了加强某种声势，反映某种呼声，也可以同一主题的发言集中安排在一起。

    与会者发言要有广泛的代表性，或以部门考虑；或以阶层、职业考虑；或从代表人物考虑，而这些都必须以服从大会总目的为前提。

    此外，为了保证会议发言踊跃有序，会议工作人员还应该做一定的辅助工作，如需印制，应提前准备或询问发言人的准备情况，并将发言次序和时间告诉发言人。

    2各级别间发言的平衡。

    领导发言可能内容全面，理论性较强，而部门经理或做具体工作的员工的发言可能内容具体，材料丰富、生动。把两者适当地穿插安排，会使现场气氛更加活跃，效果也会更好。

    3各种声音平衡。

    做到在一天的会议里可以听到不同地区的发言，使与会者全面了解情况。

    2)会议的形式问题

    一般说来，各种形式的会议有自己的模式和程序。会议性质、会议目的以及与会人员身份决定了会议的形式。

    (1)现场形式。是在事情发生地的现场召开会议，便于观摩学习或研究解决问题。常见的现场办公会、经验交流会、现场观摩会等就是这种形式。

    (2)移场形式。是由两个以上的地点场所完成会议议题的会议。一般是主议题在一个地点完成，分议题在另一地点场所完成。这种形式要严格控制，要从实际需要出发。

    (3)笔谈形式。是以文代会的形式，以书面的形式讨论问题，交换看法。这种形式与会者并不集中在一起直接对话，而是通过笔谈的形式间接对话。

    (4)座谈形式。是指有些会议需要听取意见，征集建议，交流思想，把有关人员召集起来开会，需要采取座谈会的形式。这种会议形式，暂没有议决结果，与会者大多是不同群体的代表、有关方面的专家、负责人或主管人员。

    (5)并会形式。是指为了精简会议，有些会议采取合并召开的形式。把相关的几个会议合并在一起，用一个单元或更长一点的时间举行，提高效率。这种形式可以减少领导人到会和讲话的次数，把几个合起来。

    (6)套会形式。中指有些会议采取会中会的套会形式，可以在与会代表中划出一部分人员，在某一时段召开专门会议。

    (7)远程形式。是运用电视、电话、广播等传输手段举行会议。这种形式突破了空间限制，节省时间和会议经费，扩大会议的宣传面。范围较大和时间紧急的会议常采用这种形式。

    3)参观活动相关问题

    (1)情况介绍。先准备好简明生动、印刷精美的宣传小册子。

    (2)现场观摩。参观者参观现场，如生产经营设备和工艺流程、环境或营业大厅、员工的教育和培训设施、组织的科技开发(实验)中心、服务、娱乐、福利、卫生等设施。

    (3)实物展览。参观组织的成果展览室，陈列室可以陈列资料、模型、样品等实物。此外，参观活动内容的确定还要考虑到参观者的需要和兴趣。

    (4)选择参观路线。参观路线的选择要求做到以下几点。

    1能引起参观者的兴趣。

    2能保证参观者的安全。

    3对组织正常工作干扰小。