总结会会务工作理论概要

    总结会的含义

    经验总结交流会即在某项工作进行到某一阶段或者宣告结束之后，有关领导机关为总结工作、评比表彰先进、交流经验和推广先进经验而召开的会议。

    总结会会务工作的一般程序

    1.制定会议计划

    1)确定会议主题或议题

    会议主题是会议要讨论的主要问题和要议定的事项，它决定着会议的性质和方向，是

    会议目标的体现。议题是对会议主题的细化，是由领导决定的。确定主题的主要方法:一是要有确实的依据，二是必须要结合本单位的实际，三是要有明确的目的。提出议题有两种情况:一是由领导提出；二是领导提出会议的目标和要求，由秘书部门向所属单位征求意见，经筛选整理后，报领导审定。会议的议题无论是领导提出的，还是秘书部门征求意见整理的，都应建立在调查研究、实事求是的基础上，尽量避免主观性和片面性，使其科学合理，具有较强的针对性。

    2)确定会名、规模、规格人员名单

    (1)确定会议名称。会议名称应当根据会议的议题或主题来确定，即要名副其实。会议的名称一般由以下几个部分组成:会议主办单位的名称、会议的主题、会议的类型。

    (2)确定会议的规模和规格。会议规模与规格的确定依据是会议的内容或议题。内容和议题需要多大的规模就上多大的规模。同时，应当本着精简效能的原则来确定会议的规模与规格，即中、小规模，中、低档次的规格能够解决问题的，尽量不上大规模和高规格。

    (3)提出参加会议的范围或人员名单。在确定会议规模与规格的基础上，提出参加会议的范围或人员名单。这就是说，多大规模、何种规格档次的会议应当由何种层级或何种身份的人参加，这里所说的层级，一般是指参加会议人员的级别、地位；这里所说的身份，却并不完全在于某人职位级别的高低，而是在于会议的需要。

    3)拟订会议的时间与会期

    (1)提出会议召开的时间。召开会议的时间应当在会议议题确定下来之后，原则上应尽量赶早不赶晚。但也要注意以下几点。

    1要根据会议的主持人或主办会议单位的主要领导人及被邀请的主要领导人或贵宾是否能够出席会议来确定时间。

    2主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议，紧急会议除外。

    3会见会谈性会议应当事先同主、宾双方商议之后，再确定会议召开的时间。

    (2)确定会期。会期是指召开会议时间的长短。确定会期应当与会议的内容紧密联系。即内容多，议题复杂，需要与会人员充分发表意见的会议，会期可长一些，反之可短些。确定会期也应当遵循精简效能的原则，尽量开短会。为此，可以采取限定发言时间的做法，以提高会议的效率。

    4)拟定会议地点

    会议地点的重要性更是不容置疑的。会议地点的物质条件——设施、环境和工作人员对会议的成功举办起着关键的作用。一般情况下，会议组织者和策划委员会将直接参与会议的选址工作，不过，还有很多时候，会议地点的选择是由其他人来完成的。

    选择会议地点应当考虑如下因素。

    (1)与会者与会场的距离。

    (2)与会者下榻酒店与会场间的距离。

    5)拟订会议的议程与日程安排

    (1)会议议程的拟订。拟订会议议程应当简明概略，并冠以序号将其清晰地表达出来。代表会议的议程还要经代表大会的预备会议或主席团会议通过之后才能正式生效。

    一般议程的顺序是:宣布议程；说明人员缺席情况；宣读并通过上次会议的备忘录；财务主管报告；其他报告；新的议题；有关人事任免；提名并选举新的负责人；通知有关事项；宣布休会。

    (2)会议日程的安排。会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到x小时x分钟)、内容、地点。

    6)准备会议文件

    会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有、、、决议草案。起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。

    7)落实后勤工作

    会务后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、参加人数较多的会议，如后勤工作做得不好，将会严重影响会议的效果。

    准备阶段的后勤服务应做好以下工作。

    (1)会议经费项目预算。主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。

    (2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。

    (3)制作会议证件。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证、记者证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。

    (4)制定会议的值班工作与保密。

    2.一般总结会会务流程

    1)成立会议的组织机构

    大中型会议的组织和管理工作单靠一两个人是无法完成的，必须成立相应的会务组织机构。一般来说，会务组织筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既要牢记本岗位的职责，做好本职工作，又要顾全大局，做好面上的工作。

    (1)会务组。负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。

    (2)秘书组。负责制定会议计划，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报，发放会议通知，进行会议文件的立卷归档等。

    (3)接待组。负责生活服务、交通工具安排、医疗服务等工作。

    (4)宣传组。负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道等工作。

    (5)财务组。负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。

    (6)保卫组。负责防火、防盗、人身安全和... -->>
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