会场和会议服务及座位多种排列方式

bsp;   名牌的置放，应视会议进行过程中人员变动的情况随时更改。开幕式和正式会议主席台上的名牌很可能是两个样。主席团选出后，有些代表担任了新职务，名牌就要添加。换牌的任务应指定专人负责，避免发生差错。

    四、主席台。主席台多设于会议厅室正前方。正式的会议，主席台往往是一个高出地面的平台，左右两侧各有台阶，可供人员上下，标准高度约为40厘米。有时，会议利用现成的场地，例如，戏院、礼堂、体育场馆等。那时，主席台就不能不迁就现场的状况。一般地讲，主席台的平台不宜过高，离会众的距离也不宜过远。这主要是为了便于台上台下的沟通。对于以宣讲为主要形式的国际会议，沟通的要求不高，即使高台也能适用。但如果是讨论及审议性的会议，沟通甚为重要而频繁，对主席台的要求也高。

    主席台上应有供会议主持人及其助手使用的长桌。长桌摆多少个座位，视上主席台的人数而定。除典礼性的活动外，台上人数不宜过多，一般为执行主席、秘书长、会议秘书等人。通过会议报告时，还应添加报告员及介绍报告内容的负责人的座位。

    五、排座

    国际会议与会代表及其他人员的座位有多种排列方式。选择哪种方式须视会议的内容、场地条件和参加人数而定。一般地讲，代表们都希望自己的座位能面对主席台，而且要居前、居中。但这些要求由于种种原因不能都得到满足。多种排列方式的出现，即是为了最大程度地适应会议的客观条件和满足代表的要求。以下就几种主要的排列方式做些介绍:

    一、课室式

    课室式的排列更适用于举行典礼式或宣讲式的活动。它的长处是:可以增加会议的严肃气氛并把代表的注意力吸引到主席台。它还可以最大限度地利用场地空间。场地小而人数多的会议多采用此方式。短处是:它有前后排之分，难以排座，而且前排往往挡住后排的视线，会议主席也不易看清后排代表的国名、人名标示牌。

    二、马蹄式或u字式

    这种形式在国际会议中使用较多。有些国际机构的会议厅室的固定座位即以马蹄式排列。它的长处是:每个代表都面向主席台，彼此互不遮挡。缺点是:马蹄形两厢代表同主席台成直角，会议主持人往往看不清代表的名牌。如u字形两厢长度较长，则尤为突出。代表要求临时发言时，往往需举起名牌。有的国际会议把代表的名牌斜放，这样便于主席识别，但其他代表观看不便，且名牌要多占代表桌面的空间，也容易滑动，出现排列不整齐现象。

    三、圆桌式

    这种排列方式，国际会议也使用较多。1992年的联合国环境与发展大会，与会人数达80o0人，都环桌而坐。有的国际会议厅室如联合国安理会的座位也固定成圆桌式。圆桌式的最大长处是代表及会议主持人的座位成环形，不分主次，可免去席位上下尊卑之争。相传圆桌方式是6世纪英国国王亚瑟为平息他的骑士们为席位高低主次的争执而设计的。国际上通常说的圆桌会议就是指代表环桌而坐，没有礼宾顺序上的高低贵贱，因而更好地体现平等协商的原则，也常有非正式协商之意。有时圆桌式也可形成椭圆形，呈两个半圆形，或由互不连接的小桌摆成圆环。为充分利用空间，有的圆环开有出人口，会议工作人员可坐在摆于圆心的长桌旁工作。

    四、天桥式

    这种排列方式实际上是马蹄式的变种。不过它呈横宽形，因而更适用于宽形的会议厅室。在天桥式里，主席可与代表们共桌而坐。所有代表都可从不同角度面向主席。

    五、t字式

    t字式排列法有天桥式的优点，较适合于长狭形的厅室。部分代表的座位侧向主席。

    六、正反l式

    这一排列式是由两个正反的l形桌了对摆而成的。它的长处是:全部代表分两桌相向而坐，可以更充分利用会议厅室的面积，而且两桌断开，便于行走。短处是:代表侧向会议主持人。

    七、群落式

    这种排列方式较不正式，主席只能随遇而坐。更适合于分组讨论或社交活动。应当指出，以上各种基本排列方式，并非固定的模式，它们可随需要而变更。特别应当提及，七个图案只是标出了会议主持人及主要代表的席位。代表助手、观察员、记者、旁听者、工作人员的座位均未列入。如何安排这些后座和边座，还应在基本排列方式的基础上加以设计。

    六、装置与设备

    同其他会议一样，国际会议的厅室也应有一套现代化的装置和设备，包括灯光、空调、音响、投影等。这些都是不言而喻的。在这里要讨论的是国际会议的特殊要求:

    一、同声传译设备。除非会前商定使用某种共同的工作语言，国际会议通常都须有翻译。同声传译就是将会场上的发言（称为原声）同步译成其他几种语言，由代表通过耳机选听。同声传译省却了会场上的翻译，可使会议时间减半。

    同声传译使用专用设备，并非每个可用作会场的厅室均备有。因此，能否提供同声传译是判定一个旅馆、机关、学校有否承办国际会议能力的一个重要标准。

    同声传译设备有两种。一种是永久性的，例如一些国际会议中心或国际机构的会议厅室都装有此种设施。另一种是临时性的，即需要时临时安装，使用后可卸除的装置。不管是永久性的，还是临时性的，都需有同声传译译员工作小间、代表使用的话筒及接收传译的耳机。这些统由一个控制系统联结起来，由技术人员操作。

    同声传译工作小间是个比较复杂的问题。这种小间应当是封闭式的，以免翻译人员工作时声音相互干扰或干扰会场。但临时设置的小间往往封闭情况不佳。有的国际会议甚至不设小间，而是让翻译人员在会议厅室内的一边工作。这样就造成重大的声音干扰。一种语言应有一个工作小间。如会场中允许同时使用英、法、俄、中四种语言，即应有四个工作小间。工作小间还应使翻译能通过玻璃窗看到全场的活动，以便针对现场配合工作。

    耳机是常令人烦恼的另一个问题。如同声传译是固定的设施，耳机有电线直接连到控制系统，声音清晰，效果较好。如是临时装置，便只能用以电池为动力的无线耳机。使用这种耳机，为了防止丢失，会议管理人员常要求代表履行借、还手续，比较费事，而且音量和音质往往较差，即使使用进口机子也不能例外。

    二、扩音系统。国际会议中，回复、对话、辩论时有发生，因而代表使用扩音系统的机会较多，对电器的数量和质量也要求较高。扩音系统也有两种情况:一种是固定装置，另一种是移动装置。固定装置一般在两个席位间即装有一个。代表使用时只需把话筒朝自己的方向稍扭转一下即可。移动装置却是临时措施，一排座位只有一二个话筒，代表使用时需把话筒移到自己跟前，多少要费些时间，而且常有电线互相缠结和绊脚之苦。

    多数台式扩音话筒使用前都有开启的问题，即按动电钮，待亮灯后再讲话。这是为了避免全场数以十计的话筒都处于工作状态。台式话筒需于用毕后关闭，而恰好这一点容易被忽视。务请注意关闭话筒。要不然，你的窃窃私语就可能成为大众的传闻，或者进了秘书处的录音磁带。发言者常有不对准话筒说话的习惯，以致影响原音的扩音效果及同声传译的工作，因此，在国际会议上对准话筒说话便成了熟语。

    除台式话筒外，有些国际研讨会也使用立式话筒。这种话筒多数置于听众席上，便于听众向讲演人、评论员提问或表示自己的观点。

    三、电子计票装置。为节省计票时间和保证计票的准确性，自60年代中期以来，联合国系统开始使用电子计票装置。代表投票表决时，只需在自己的座位上按动分别表示赞成、反对、弃权的电钮，大厅屏幕上便会显示投票者的投票态度和赞成、反对、弃权的累计数字。此种装置不适用于秘密投票。

    七、会议的现场服务

    国际会议开会时，会场必须有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为会议官员（conferenceofficers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务（conferenceservice）的部门，对会议官员有一整套严格的要求。

    会议服务的业务包罗万象，这里仅举其要者:

    一、会议开始前，负责与会人员的注册登记，包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等；

    二、每次会议开始前，在进门处检查与会人员证件；会议开始后，将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室，将会议厅室的大门关上；

    三、迎接嘉宾，引导代表等至指定席位；

    四、记录会议的进行过程及代表的发言内容；

    五、对要求发言的代表进行登记，及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书。注意记录下代表的姓名，所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求。有的代表要求靠前安排发言时间，有的要求靠后，有的要求居中，有的不提要求。

    六、在场内分发代表、声明、提案草案、修正案稿等。发言稿通常在该代表发言期间分发，如稿件未到，可在主持人发言小结时分发，或在下次会议开始前分发。为保证记录的准确性，如代表系临时发言且有手稿，可在其发言后向其暂借，复制后随即退还；

    七、随时准备提供必要的会议文件及有关资料，供讨论时参阅；

    八、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、名牌、桌椅、纸笔、饮水杯、（主持人用）木槌、投影设备等是否均已符合要求；

    九、接听紧急电话并通知所要求的通话人。会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声。秘书接话应轻声。其他人员应在会议厅室外的分机接话，以免干扰会场。

    十、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位；各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用。

    综上所述，会议官员负有广泛的任务，是会议顺利进行的重要保证，应当派遣训练有素，工作热情、细致的人员担任。会议官员间应有明确分工，由负责人统一调度指挥。他们都应在服务工作中保持不偏不倚的中立立场，不对争论的任何一方表示好恶。