会场和会议服务及座位多种排列方式

    会场即举行国际会议的场所，从狭义上讲，仅指会议厅室。但从广义上讲，它还应包括会议厅室外的办公和活动区域。会场安排得当与否对会议的顺利进行关系极大。

    一、会场的选择

    不同的国际会议对于会场的选择标准不同。一般地讲，策划者会认真考虑以下的因素:

    一、要有充分的面积。会议厅室面积大小应根据与会人数确定。需要多少个厅室应按会议规模安排。对其他活动场所的要求也可视情况而定。但有一条总的原则，会场面积要充分。如果一个供考虑的会议地点面积过小，根本摆不开，恐怕它就不在考虑之列。例如，要举行一个2oo人的研讨会，某旅馆其他条件都不错，但最大的厅室仅能容纳100人，这个旅馆便不存在被选中的可能。但话也得说回来，如必须在空旷和偏窄之间作选择，许多会议组织者宁可选择后者。因为空旷会给人冷清的感觉，而偏窄则显得较为热闹。当然，过于拥挤，无立锥之地，也不可以接受。

    二、活动场所应相互靠近。会议厅室是国际会议的主要场所，但办公及其他活动场所也不可或缺。如办公及其他活动场所都较远，会造成工作的极大不便。各个活动场所需相互靠近，是便于与会者的出席、服务工作的提供和安全保卫的实施。住所可稍离会议厅室，但秘书处办公室、小会议室、休息室、咖啡厅，以及打字复印、电讯、急救等服务部门，应尽量靠近会议厅室。如不能在同一层，也应在同一幢楼里。

    三、要有适当的现代化设备。某些旅馆的多功能大厅或学校的校园、机关的会议厅等都可用作国际会议的会议室，但不一定都具备国际会议所需的音响、同声传译和传真设备。如设备问题不能满意解决，国际会议恐怕也要易地举行。临时添购或租用是解决的途径，但势必增加费用，技术上也不一定有保证。国际会议组织者都倾向于选择能提供现成设备的场所。

    四、要有合格的会场工作人员。每个国际会议都需要一定数量的会场工作人员，包括文书、翻译、接待、文印、管理等人员。这些人员应熟悉国际会议的程序，也要懂得外文。如果被选择的会议地点能提供足够数量的合格人员，它就有更大的被选中的可能。外语是个重要工具。如果语言不通，工作人员就难以同外国与会者交流，服务的效率就受很大影响。国际会议对直接在会议厅室内现场服务的官员要求颇高，有时国际机构也乐于在借用的基础上提供此类人员，但大量的一般性服务人员仍需由会议所在国提供。抽调有一定条件的人员进行突击培训，虽解燃眉之急，但长久之计还是要培养一批能召之即来的工作骨干。

    五、会场附近应有配套的生活服务设施。除参加会议外，与会者还有生活需要。因此，就应有生活服务，包括饮食、住宿、交通、银行、邮电、商店等。最好这些设施也靠近会议场所，价格合理，而且应多样化，以供选择。在经济不发达的国家里，服务及供应比较紧缺，不少人不理解多样化的重要性。如果在会场附近不只有一个旅馆，而是有两三个等级和价格不同的旅馆，而旅馆里不仅有中餐，还可供应西餐，旅馆外还有许多风味小吃店，这样的条件当然受欢迎。

    六、有承办或接待国际会议经验。有无经验大相径庭。有经验，办起事来驾轻就熟，更受青睐。在改革开放中，大家都乐于把尚无经验的单位推到前面去经风雨，但在买方市场中，国际会议组织者却往往从自己的方便出发去考虑或选择，这就要求有关单位要善于学习。同时也应注意，为争取承办机会，要价不能太高，并且要形成和发展自己的特色。一锤子买卖的经营者是短视者，既损害国家声誉，又断送自己前程。

    二、会议厅室

    会议厅室是国际会议最主要的活动场所，应对它提出较严格的要求。确定会议厅室的首要考虑是面积大小要恰当，它取决于:

    一、与会代表人数。10o人与2oo人所需面积显然不同，不能凑合。但这仅指经常出席会议的人数。开幕式和闭幕式往往另邀许多嘉宾，须另作安排。

    二、座位的安排。加座位排得紧，所需面积便小，但国际会议的座位一般不宜排得过紧。人员进出频繁（如需磋商、请示、联系等）是国际会议的特点之一。因此，必须为与会代表出入留出足够的通道。再者，是否为会议代表摆桌，也关系甚大。所谓摆桌，就是提供一个可以伏案书写和阅读的地方。如果摆桌，面积便约需扩大一倍。如面积有限，可仅为正式代表摆桌，也可限定每个代表团头排（摆桌）座位的数额。

    三、额外坐席。除代表外，某些会议还允许观察员、记者出席并为他们指定专席。此外，国际会议通常还设有一定数额的旁听席，以供其他人员使用。确定会议厅室面积也应考虑这些因素。

    四、工作人员。应为会议现场直接服务的秘书人员安排适当的桌椅和设备。有时，会场没有固定的同声传译设备，还需在会场内另建临时的工作室。

    以上是确定会议厅室面积大小的基本因素。但每一个会议厅室的面积大小并非是绝对不变的。在有条件的地方，面积大小可用灵活方式加以变更。

    一种情况是，设法将面积加以延伸或扩大。所谓延伸就是在附近另辟一个次会场，用电视机或扩音器把主会场的实况转播过去。所谓扩大就是把可以启闭的活动隔墙打开，使邻室或过道成为会场的一个部分。这两种办法简单易行，效果也不错。

    另一种情况是，面积过大时设法把厅室缩小。当然，如果有活动隔墙，问题就较简单，把隔墙拉上就是了。即使在没有活动隔墙的地方，也可以用拉布幕的办法使厅室的后半部同会议厅室的使用部分隔开。被隔出的部分可用作休息室或其他用途。有时也可用灭灯的办法使不需用的部分保持黑暗，以突出厅室中的被使用部分。拉幕也好，灭灯也好，都是为了予会议参加者一种空间的紧凑感，以便更好地集中注意力。

    不论变大变小，都是一种不得已的做法，其效果不如找到一个大小适当的场所。

    三、附设场所及设施

    除主会场外，国际会议常需要一些配套的附设场所。它们包括:

    一、次会场。这是指大会进行期间并行召开的其他委员会所需的会场。这种次会场所需面积略小，其他要求则与主会场雷同。

    二、小会议室。会议期间，主席团、委员会、秘书处等都需碰头讨论问题。这种会议一般人数不多，不可能也不宜占用会场，因而需要另准备可容纳1o人至20人的小会议室。所需间数及大小视会议规模而定。

    三、休息室。开会前后或会议过程中，会议代表需略事休息。这种临时性的休息处可安排在会议厅室外的沙发上，也可另辟休息室。如会议规模较大、层次较高，单独的休息室更是必要。这种休息室也可兼作贵宾室或代表工作室。

    四、办公室。会议秘书处有许多部门和工作人员，应当视情况为他们分别准备办公室。秘书长等主要领导人应有单独的办公室。如果有常务会议主席也应为其另辟办公室。这些领导人的办公室可兼作会客室。如能准备套间，内室办公，外室会客，更为理想。

    除会议室及办公室外，还应当考虑安排必要的辅助设施，包括:

    为会议现场直接服务的打字、分发文件、翻译、资料、贮藏、复印、中心录音设施；

    为代表个人服务的国际通讯设施及商业性的秘书、传真、复印设施；

    为新闻媒介服务的新闻发布，记者工作单间和广播电视工作室；

    供工作人员使用的休息室。

    为代表及工作人员提供必要的工作场所是东道国的义务。例如，为1995年3月联合国社会发展世界首脑会议的召开，丹麦政府即耗巨资改建了一个会议中心。建成后包括一个可容纳200o人的会议大厅，一个可容纳1000人的会议厅，2oo多套为各国首脑准备的办公室，一个可供300多名记者同时工作的大厅和近百套新闻工作间。

    这些附设场所及设施也应当尽量邻近主会场，以便工作联系和节约往返时间。附设场所和服务设施邻近主会场的必要性，往往在会议的后期表现得更为突出。会议靠近尾声时，时间紧，活动频繁，许多人要马不停蹄地工作，应当为会议代表及工作人员提供最便捷的条件。

    四、内外布置

    每个会议场所都应根据国际会议的特殊要求进行内外布置。这种布置不仅是为了增加会议场所的美观和气派，更是为了体现会议的性质和主题，以及与会者的代表性和层次。

    一、会名和会徽。会议厅室正面墙上应悬挂布板或木板（横幅），上印（贴）会议名称、会议日期及地点。布板或木板一般为深色，印字为白色，形成鲜明的反差，起醒目作用。会期及地点字体可略小，应居会议名称之后或之下。如会名等使用两种文字，两种文字可分别居上下或左右，以上方和右方为尊。有会徽的会议可在显著地位印（贴）会徽或所属国际机构的徽记。

    二、旗帜。如系正式会议，应悬挂东道国和与会国的国旗及主办国际机构的旗帜。如旗帜较多，可采用旗杆竖悬方式。国旗的尺寸应一致。次序按国名第一个英文字母顺序自右向左（面朝观众）排列。东道国国旗和国际机构旗帜可置中间或两侧。会议厅室的楼外也应悬挂有关旗帜。如旗杆挂列成环形，应将东道国和国际机构的旗帜置于显著地位，也可悬挂尺寸略大的旗帜以示区别。

    三、名牌。这里指的是国家、机构、职务名称及个人姓名的标示牌。设置名牌的目的是:

    1.显示某与会者所代表的国家或机构，

    2.显示他（她）在会议中所担任的职务，

    3.显示以个人身份与会者的姓名，以便其他代表、会议主持人及会议工作人员清楚地加以识别。

    名牌一般用硬纸板或塑料制成，白底黑字，用正楷体大写字母印（写），应便于在桌上站立，并要有一定硬度以便代表举起，要求临时发言。名牌的大小长短应相同以求整齐划一。它上面的文字应保证绝对正确无误，不能把国名、机构名、人名写错，井力求简短易读。为此，有必要使用一些人所共知的简写，特别是国际机构的名称，如fao（世界粮农组织）、unesco（联合国教科文组织）、icrc（红十字国际委员会）等。个人姓名要写全名，一般不加职称。会议中担任职务的人员，如主席、副主席、报告员、秘书长等，其名牌只写职务不写姓名。临时出席会议的政府领导人，一般也只写职务，不写姓名。

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