选择会议场所的基本步骤

    会议的成败，场地的选择相当重要，应如何选择适当的会议场地，以下6个基本步骤都需考虑进去:

    1.确定会议目的。

    2.确定会议形态。

    3.决定实质上的需求。

    4.考虑与会者的期望。

    5.选择何种会议地点与设备。

    6.评估选择的正确性。

    针对这6个步骤，兹将有关内容说明如下。

    确定会议目的

    大部分会议的目的是教育、学术交流、商业讨论、专业提高或社交联谊等多重目的；少数活动是单一目的。例如一般社团年会多半集合教育、学术交流、商业及休闲活动。而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动，如高尔夫球赛等。每一种会议有其特定理由、目的与期望，因此在考虑场地前要先了解清楚。

    选择会议场地的工作清单(checklist)

    先列好工作清单，知道你在选择场地时需要注意哪些事项，如此更能帮助你正确选择适当的开会场地。

    地区

    1.费用(成本)与便利性。

    2.是否邻近机场。

    3.轿车或出租车是否足够。

    4.充足的停车空间。

    5.如果需要，接送交通工具是否充足，费用情况。

    环境

    1.当地有何观光点。

    2.购物。

    3.休闲活动。

    4.天候状况。

    5.环境是否良好。

    6.餐厅。

    7.当地治安是否良好。

    8.社区经济状况。

    9.当地给予外界的评价、过去会议举行情况。

    10.当地会议局或观光旅游局支持与服务情况。

    11.会议周边供应厂商的经验、设备是否足够，如视听器材公司、展览公司、事务机器公司与安全方面。

    设备

    1.警卫人员与服务人员是否友好、做事效率如何。

    2.大厅(lobby)是否整洁，吸引人。

    3.报到处是否容易找到:

    (1)是否有足够房间供工作人员使用。

    (2)是否足以处理check-in/check-out的高峰时段。

    (3)接待处的人力是否足够。

    4.当人数众多时是否有足够的电梯设备。

    5.询问处是否全天候有人值班。

    6.立即回复有关电话询问，尽速转送留言。

    7.对客人的服务:

    (1)药局。

    (2)礼品店。

    (3)柜台服务。

    (4)保险箱。

    8.舒适、整洁的饭店住房:

    (1)家具是否完好。

    (2)现代化冲浴设备。

    (3)充足光线。

    (4)足够的衣橱空间与衣架。

    (5)烟雾警示器。

    (6)火灾逃生资料是否清楚。

    (7)冰箱和小酒吧。

    (8)走道是否整洁，包括清洁人员是否尽速清理通道、烟灰。

    (9)是否在每层楼有冰块和饮料。

    (10)电梯服务。

    (11)标准房与豪华房的大小。

    (12)是否有特别楼层提供特殊服务。

    (13)豪华套房的数量与形式，客厅、卧室尺寸和睡床类型的简介。

    (14)订房的程序和方法。

    (15)房间类别，如高楼层或低楼层，面海景或面山景。

    (16)每一种类别的房间数。

    (17)有多少房间数可以使用，如果需要，对早来晚走的与会者如何处理。

    (18)会议房价与一般房价如何。

    (19)何时能提供确定的会议房价。

    (20)是否需要保证数量与订金。

    (21)进房与退房的时间。

    (22)什么时间取消已预订的房间。

    (23)付款方式。

    (24)接受哪几种信用卡。

>
本章未完，点击下一页继续阅读