总结会会务作要点

集中注意力于会议的目的。

    选择会议地点应当考虑如下因素。

    1)与会者与会场的距离

    会议有全国性和地方性之分。一些协会组织每年都会在国内的不同地方主办会议，因为他们知道有些会员没有足够的时间或财力到其他国家参加会议。通过变换会议地点，他们每年都能吸收一些新的与会者，同时也对国内各个地区表现出了一视同仁的立场。

    也有一些会议主办者喜欢每年在同一个城市举行会议，这样就可以使与会者能够相应地安排时间和预算。

    2)与会者下榻酒店与会场间的距离

    如果选定的会议地点既有会议场所，又有客房，会议承办者就不必考虑这个问题了，但是如果会议在某个会议中心举行，这个问题就十分重要。与会者下榻酒店和会场之间交通所需的时间比实际的距离更为重要，这就需要考虑与会者在两地之间进行往返平均需要多长时间？根据与会者的具体情况和天气条件，考虑这段路程远近是否适合？是否有高效的公共交通工具？还是必须由会议提供往返交通？

    3)与会议前后旅行的关系

    会议前后的旅行通常不在会议承办者的考虑范围之内，因此，很容易在选择会议地点的时候被忽略，重要的问题在于是否要让与会者进行旅行。如果考虑这一因素，会议地点就应该临近主要火车站、机场，会前旅行应该安排得舒适合理。如果大部分与会者都要从外地到会议地点，那么相关的安排就必须在会议策划中有所体现。这样最大的优点就是与会者一般不会中途退出，通常会坚持到会议结束。最好把会议地点选择在可以让与会者直达，而不用转机的城市。有时候，中途转机是不可避免的，在这种情况下，旅程的安排就要取决于与会者的灵活程度和接受额外困难的信心。

    4)是否曾在此举办过会议

    这里所涉及的是会议承办者，如果你是外部承办者，可能再次使用从前为这个或其他主办者选择的会议地点。这样你会对该会议地点十分熟悉，甚至认识其中的一些工作人员。不过，不要对这种优势寄予过高的希望，因为在许多会议地点，工作人员的流动是很频繁的。不论内部承办者还是外部承办者，都应该清楚会议的主办者以前是否使用过这个会议地点。如果曾经用过，那么过去的经历如何？主办者对其是否满意？与会者是否就该会议地点有过任何反馈？该会议地点自该主办者上一次使用后有何变化？

    即使你或会议的主办者从前使用过某个会议地点，征求一下他人的意见即询问一下他人是否在此举办过会议也是有好处的。你在该会议地点的经历是愉快，还是不尽如人意，并不能仅凭一个人的意见确定。如果你曾不止一次地使用过该会议地点，也可以不必征求他人的意见。

    他人的意见对你的判断有帮助，但不能被当作精准的数据来参考。他们的经历无论好坏都可能反映出个人的特点、具体的会议策划和其他一些类似的因素，这些可能与你的情况并不相同。一直处于使用状态的会议地点也许能够出具满意客户的证明，或者至少提供这些客户的名字、地址和电话号码。

    5)是否有汽车租赁服务

    虽然与会者在参加会议的过程中一般不需要开车，但是总有一些与会者希望能够有汽车租赁服务，以备不时之需。汽车租赁公司可以在会议当地的机场或其他地方设立办公室来承接业务，但是一定要明确在哪里可以提到车。在会议前后的旅行中，汽车租赁是非常重要的，因为会议地点可能坐落在一些国家公园或历史名胜附近。

    6)提供哪些娱乐活动

    与会者对娱乐活动的兴趣不断增长，因此，会议在策划过程中也更多地注意将娱乐时间纳入日程。在会议日程安排上，这段时间对应的活动往往是用空白表示。如果选择某个会议地点是出于对其娱乐设施的兴趣，就应该充分利用它们。一些大型的酒店和会议中心往往配备有大量的室内娱乐设施，如网球和保龄球等，以供与会者在天气不好的时候进行娱乐。

    并不是所有的娱乐活动都要在会议地点进行。举办者也可以选择会场附近的高尔夫球场作为与会者的娱乐场所，为与会者安排一些优惠措施并使具享受交通的便利。

    对特殊的娱乐活动可能需要收费，但是一般来说，对与会者可以免除这些费用。在会议过程中，承办者宣布某些酒店的游泳池可以免费使用，这样就会给与会者一个印象，即无论下榻在哪个酒店，他们都可以免费使用承办者宣布的这些游泳池。许多与会者去使用这些游泳池的时候被服务人员要求出示客房钥匙，落得尴尬的结局，这样将是很难堪的，因此，承办者应考虑到类似这样的细节问题。