总结会会务作要点

    1.确定会议的规模

    1)效率

    会议的规模直接制约会议的效率。也就是说，会议人数越少，会议所花的时间就越少，会议效率就越高；反之，会议人数越多，意见越不容易集中，会议时间也越长，效率就越低。所以必须注意一点，人数越多就可能出现懒于思维者。因此，除了发布性会议和必须举行的大规模会议之外，要尽可能地控制与会人数。

    2)成本

    会议规模与会议成本两者构成正比关系，规模越大，动用的人力、物力、财力就越多，会议成本也就越高。在确定会议规模时，先要考虑清楚预计的会议成本，做到量力而行。除了考虑会议的显性成本外，还要预算一下隐性成本。

    3)效果

    会议的规模与会议的效果密切相关。有的会议保密性较强，必须严格控制与会人数和会务人员，以防会议内容的扩散。有的会议要求造成声势，扩大影响，需要达到一定的规

    模才能产生效果。需要加强注意的是，盲目追求规模定会产生不良影响和效果。

    4)场地

    一般来说，规模决定场地，但由于场地的限制，规模必然受到相应的限制。因此，决定会议规模之前应当先考察场地条件。

    2.确定会议的时间

    1)需要把握的原则

    会议的时间问题首先是一个准确把握会议召开时机的问题，具体包含3方面含义。

    (1)时机必须成熟。如果说会议的目的是为了解决问题，那么解决这些问题的时机成熟与否，则是会议的组织者在确定会议时间时，不得不首先考虑的因素。只有当解决问题的条件充分具备，时机完全成熟时，适时召开会议，才能水到渠成，瓜熟蒂落。时机未到，条件不具备，宁可推迟会议，否则，会议的效果就得不到保证，甚至还会适得其反。

    (2)及时召开。当问题迫切需要解决，条件也已具备，时机已经成熟时，会议应及时召开。拖而不议，则会错失良机，贻误工作。

    (3)会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。例如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出其主题；庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。例如，总结工作、安排计划的会议应当在工作完成之后、计划开始之前举行；工作性例会，如党委、厂长经理办公会等，一般安排在周一或周五。三是指举行会议的具体时间应当符合人的生理和心理规律，注意劳逸结合。

    2)需要注意的问题

    (1)会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。

    (2)会议的各项组织和准备工作是否能够完成。

    (3)学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等与会者是否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。

    (4)会议的具体日期一定要考虑周到，是否同与会者的民族风俗不符或有可能伤害与会者的宗教感情。由法律法规、组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。

    3.确定会议的长度和注意的问题

    会期的长短要依据会议的实际需要来确定。会议的实际需要一般应考虑这样几个问题。

    (1)会议的各项议程是否能够完成。

    (2)会议的发言是否充分，与会者能否充分表达意见。

    (3)会议中是否会有临时动议提出，如果提出动议，大致需要花多少时间进行讨论和表决。

    (4)是否需要留出一定的机动时间，以应不测。

    会议时间的长短除与会议的实际需要有关外，还与会议的成本和效率密切相关，一般情况下，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，在满足需要原则的前提下，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。

    4.确定会议地点的考虑因素

    自己的办公地点可能是最自然也是最易于利用的地点，但它不一定最有助于达到会议的目的。理想的会址对绝大多数与会者来说，不仅是旅程最短的，而且也应该没有噪声和其他使人分心的因素，同时，最好能够安排在远离办公室的地方，以摆脱日常事务，达到集中注意... -->>
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