会中工作

    本文讲述的是日常工作会议主要流程之二:会中工作。提到了会中工作所要注意的几个事项，详请请阅读本文。1.会议签到

    按会议签到工作的基本要求完成会议的签到工作。

    为了随时掌握报到人数，要认真做好签到工作。

    秘书人员在会议召开前应准备好签到所需的用品。目前，签到的方式主要有两种。

    1)簿式签到

    簿式签到是指与会人员到会时，在签到簿上签上自己的姓名、单位、职务等内容，以表示到会。簿式签到方式简便易行，但容易在会场门口造成拥挤现象。因此，簿式签到方式比较适合于小型会议或庆典性会议。

    2)卡片式签到

    卡片式签到又可以分为两种:一种是将预先印制好的卡片(相当于入场券)提前发给与会者，入场时，交出一张即可；另一种是磁卡签到，即与会者进入会场时，手持事先领取的磁卡，送进电子签到机里，签到机便即时将其姓名、号码等内容输入计算机，与会者入场完毕后，签到情况便立即在计算机屏幕上显示出来。卡片式签到方式适用于较大型会议。

    2.协助正确使用会场设备并发放会议用品

    会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备以及必要的安全设施等。秘书人员应当会使用录音、摄像等设备，秘书人员还应提供会场用品，包括发放会议所需文具，随时提供主席台与会场人员饮用的茶水、饮料等。

    3.协助完成与会人员的食宿安排

    与会者食宿问题是会议召开期间会场外服务工作中最重要的工作，因此必须非常重视。虽然在会议召开前食宿工作都已准备就绪，但与会人员到会后，仍然会对食宿问题提出一些具体的要求和意见，秘书人员应当虚心听取这些意见，尽可能满足与会者的要求，做到主动热情服务。例如，有的与会者由于种种原因提出调整房间的要求，秘书人员应尽量给以调换，实在做不到的，也应耐心给予解释，并表示歉意；有的与会者可能对饮食不习惯而提出意见，也应尽量改进。总之，应尽量采纳合理的意见要求，并给以满足。

    4.会议记录

    1)为会议记录做好准备工作

    作为一个秘书，应在会议期间做好记录和笔记，担任好会议的记录员。会议记录员应协助主持人进行会议的筹划和安排工作。正式会议的记录是会议进程的原始记录，是具有法律效力的档案，因此，务必准确、完整和条理清楚。

    (1)准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。

    (2)准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。

    (3)要备有一份议程表和其他的相关资料文件，需要核对相关数据和事实时随时使用。

    (4)提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。

    (5)在利用录音机的同时必须手工记录，这样可以防止录音机中途出故障。

    2)会议记录的内容

    (1)会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。

    (2)与会者姓名。主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。

    (3)会议过程。宣读上次会议记录、在会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务，决议应包括会议上的确切措辞、其他事务——按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。

    (4)主席、记录员签名。

    3)会议记录的方法

    (1)会议记录的重点应将主要讨论的观点、决议、决定，重要的声明、修正案内容、结论一字不漏地记录下来，而其他的内容可简要概括地记录。

    (2)漏记的内容可事先做出记号，然后对照录音磁带修改，也可提示会议主持人请发言者重复内容或对某一术语做出简要的解释。

    (3)与会者提出的意见、建议，要把人名记录下来。

    4)会议记录的修改

    (1)在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿经他签字批准。

    (2)如果某一成员指出会议记录中的一个错误，经会议批准，主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。

    (3)会议记录一经签名，任何地方都不能再做改动。

    5)会议记录的要求

    (1)真实。正式的会议记录具有法律效力，要确保内容的真实可信，准确无误，一旦会议主席签名和全体成员通过，就不得再改动。

    (2)完整。会议记录必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整地记录下来，不能遗漏。

    (3)简洁。会议记录不同于一份详细报告，而是将会议进程以简明扼要的形式表达出来。

    (4)准确。会议记录应做到条理清楚，内容表述要准确无误，不能含糊，不能有任何内容错误。

    6)会议记录的结构与写法

    会议记录的结构是:标题+正文+尾部。

    (1)标题。

    1会议名称+文种，如秘书工作集团公司第三届董事会会议记录。

    2文种，如会议记录。

    (2)正文。

    正文的结构是:首部+主体+结尾。

    1首部。会议概况，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席(主持人)；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等。以上6项应在主持人宣布开会前填写好。

    2主体。会议内容，包括以下内容。

    (a)会议议题如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号。

    (b)发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。

    (c)会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要记录表决的方式和结果。

    3结尾。另起一行，写明散会，并注明散会时间。

    (3)尾部。

    右下方写明主持人:(签字)、记录人:(签字)。

    例文

    天地公司项目会议记录

    时间:6月10日上午9:00

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