企业会议筹划的关键与细节

    企业会议的策划执行方式很多，可以由策划公司来做，也可以独自策划举办，还可以是企业与策划公司联合策划召开。现在，很多有实力的公司都把会议的策划受权于策划公司，企业本身并不参与。但对于实力不足的公司来说，自己动脑策划一个会议，也不失为一个经济实用的明智之举。

    策划人明确职责与任务

    一个成功的会议，离不开一个优秀的会议策划人。策划人要明确自己的工作职责——作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者的多面性与综合素质:善于与人共事、善于注意小节、善于解决问题、善于与人协商、能够管理会议财务事宜、能够安排恰到好处的菜单、能妥善接待贵宾和外国客人、熟知各种礼仪、行事果断、执着。另外，策划人要十二分地明确自己的策划任务——制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标、制定会议议程、了解可供使用的场所和设施情况、选择或提议合适的场所、检查并比较各项设施、安排交通事宜、协调会务工作人员的活动、制定可行预算或按既定预算安排有关工作、确定各项工作的时间安排、视察选定的场所和设施、与各有关方面进行接洽（旅行社等）、同会议发言人和各位贵宾进行联系。作为企业最高管理者，在选择策划人时，可依据以上标准作为参考。

    明确会议节点

    做会前，要先明确会议活动中的关键节点。

    1.明确会议类型会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境。明确会议类型是策划并成功召开会议的前提。召开会议是要达到一定的目的和目标的，因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。比如开商务会议，一定要精心筹备，确定相应的与会人员及重要嘉宾；选择召开会议的最佳时间及最佳地点；制定商务会议议程等。议程应明确会议的有效目标并选择最佳的会议议程安排。

    2.确定筹划及执行会议的团队在一个公司里，从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。

    3.有效沟通在筹划一个会议时，筹划者最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，在双方的意见达成一致后，筹划者就可以做下一步的会议筹划了。

    落实细节是关键

    真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是办会者预先无法预料和控制的。如:1.工作量大、涉及面广、事无巨细、亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力；2.由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点；3.由于要与不少相关单位（酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等）发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。诸如此类的问题，会有很多。

    因此，在举办会议前，策划者应该具体明确以下要点:

    预计召开会议的日期、会议预计召开的周期、计划召开会议的地点、明确会议形式或会议召开程序、需要场地的大小与类型、到会人数的多少、会议预算是多少、计划选用的酒店和设施的级别、为参会者提供的房间标准的详细列表、制作会议的责任人、会议相关资料的打印负责人、确定会议的发言人（特别是重要发言人）、会议需要的视听设备的级别、需要的食品、饮料由主办方提供还是餐厅负责、酒会、招待会的次数、与会者的参会条件及优惠措施、是否为与会者安排一些特别活动等等。

    细化预算

    在这些要点中，有一点最关键，那就是会议预算。会议预算是有规律的，也是有方法可循的。

    1.制定财务目标财务目标必须与公司和项目的总目标相一致。有时候，项目目标是信誉目标而不是赢利目标。（如:年终庆祝大会可能是为了增强公司在员工心目中的良好信誉和感谢他们在这一年创造了良好佳绩。该活动的开支最有可能全部由某个部门来负担，根本不是期望从中赚钱或是压缩开支。）另外，项目的核心财务目标是为了赢利。（如:面向公众的培训班和展览会，必须赚到钱。）

    2.制定预算预算是协助策划者实现财务目标的一个工具。预算中的费用有两类——a:固定费用。它不随着活动的参加人数而变动，即使实际收益少于预期收益时，固定费用也不变。项目的市场营销费是一种固定费用。在策划会议过程中，同各方面谈判协商时，必须考虑自己所编制的费用预算。在即将签订时，问问自己留了多大余地应付因天气或其他因素而产生的出席人数的变化情况。确保任何谈妥的定金或违约费在需要支付时能提供这笔钱；b可变费用。它是根据出席人数或其他因素的变动而变动的。如餐饮费用，属可变费用。