会议成功三部曲

    一个会议能否成功，有三个关键点——会前细致的接待方案、会中跟踪落实、会后总结。

    会前细致全面会议策划方案细致与否直接关系到会议能否有序进行。在会议的接待方案中，除了对接待工作的内容和流程、计划要有细致的安排外，一定还要有一个清晰的责任分工表，清楚明了地标明主办、承办、会议酒店三方人员责任和分工，做到责任到人。很多做会议的人非常注重会议的方案中接待工作的内容和流程、计划是否完备，但在责任到人上不能非常明确，总认为即使有什么问题出现，现场工作人员也会应急处理。像在机场接参会代表这类的事情，虽然不是什么大事，但如果客人落地，场面温馨亲切，体贴周到，车辆服务及时到位，参会者会有良好的第一印象。但处理不好，会直接影响参会者对会议的第一印象；同时，也会影响其参会的情绪。所以，做会者应该特别注意接待方案的细致性，在每个环节，各方工作人员的沟对要完全到位。

    会中跟踪落实责任到人是做任何事情成功的前提，那么是不是有了这个前提就一定成功？对于会议来说，这就有赖于会中跟踪落实了。会议不只是狭隘意义上的开会，它是个大概念，包含了开会以外的诸多事宜，如餐饮质量、会议环境、设备准备等。陈鸿南表示，每次办会之前，他都会让负责餐饮的工作人员到订餐餐厅预先品尝菜肴，然后确定会议餐的菜单。会议期间，会有专门的责任人现场检查会议餐与菜单是否相符，质量是否合格，若不合格，当场撤换。这种跟踪能从根本上杜绝会议残疾，生病再医，不如提前预防。这种跟踪落实应该贯穿整个会议活动的始终和方方面面，并且要施行金字塔式层层负责制，全面跟踪。

    会后总结会后总结向来是办会者容易忽略的一个问题。一般情况下，会议结束后，主办方或承办方会给参会代表一张印有几个简单调查问题的表格，最后反馈回的问卷比例小，会议中存在的问题也不容易找出，承办方的运营商也不能有更多的机会总结经验。在此次molex年度销售研讨会议结束时，承办方改变了以往的做法，用了一份很详细的问卷调查与参会者做的细致交流，对于会议的成败有了十分明晰地反馈。承办方又把这些反馈信息第一时间发给运营商、主办方。这种做法，有利于三方共同成长，增进沟通，在以后的合作中会更见实效。会议的整体质量会越来越有保障。