部门会议

    一、部门会议的基本特点

    1。部门会议是公司或企业各个部门内部召开的会议

    2。通常是由部门主管召集，由部门的成员参加，有时邀请上级领导列席

    3。会议的内容多是总结上一阶段本部门的工作，并围绕整个公司的规划与总体计划对下一阶段的工作进行安排

    二、如何提高部门会议的效率

    1。会前

    确定会议的目的并尽早告知参会人员。让参会人员尽早知道会议目的，使其对会议所要讨论的内容有所准备，可以提高会议的有效性。选择合适的开会时间和地点会起到意想不到的作用。

    会议时间和地点的恰当选择往往是常被忽视的一个前置作业，会议召集人不能随意制定一个开会的时间与地点，就要与所有的人配合，否则，因故不能出席的理由就会接踵而来。

    选择合适的会议方式也是提高会议成效的手段。部门会议采取的会议方式通常是集思广益式会议。这是最常见的一种会议方式。

    2。会中

    一个好的，往往不仅有画龙点睛的作用，也能引发讨论，也可以说是成功会议的基石。开场白是一段系统、简洁、审慎、有明确宗旨的3分钟～5分钟的讲话。其内容应包括开会目的、已知的重要资料及其议事方式。

    好的开场白应符合的条件:

    （1）让与会者清楚地知道开会的目的及程序。

    （2）让与会者知道为何请他们来开会。

    （3）预先提示，避免讨论和主题不相关的内容。

    （4）取得与会者对会议进行方式的认可。

    会中最好有扮黑脸者。为了提高议事质量，主席可以指定一人在会中扮黑脸。其主要任务是提出反对意见，以帮助发言者修正其观点。之所以在会中有人扮黑脸很重要，是因为许多下属不敢提出跟上司相反的意见，甚至以为多说多错，所以，把所有的问题都合理化，不加选择地接受多数人的意见。尤有甚者，还会给其他提意见或建议的人带上不肯合作的帽子，如此只会造成议事质量低的恶性循环。

    扮黑脸者的秘诀

    （1）可以在批评之前，让大家知道其角色定位。例如:

    如大家所知，我的工作是适时提出问题。我相信任何观察力敏锐的与会者都会发现，秘书工作的发言缺乏证据。我不是在反对大家的意见，可是我们却又不能忽视

    （2）通过一个有权威的与会者道出自己的批评。

    （3）常用我们而非我来陈述意见。

    注意化解意见冲突。与会者本身若能自行化解意见冲突，则创造高效率的会议就不会是件难事。必要时，主席应公开处理互相冲突的意见，但要极力避免和与会者的对立。以下介绍几种避免和化解意见冲突的办法:

    第一，阐明开会期望。

    冲突的发生通常是有两个或两个以上的意见太过迥异，提议人都会视对方为其主张的障碍。其实这种情况的发生常是由于双方对彼此意见一知半解所致；另外，这也与主席不当的会议主持方式有关，也就是仅听取单方面意见，如此自然会造成不同意见者的反感。为避免此种情况，有以下几点建议:

    请发言者再简短清楚地陈述一遍意见。

    找出不同意见的相通点。

    将会议期望再明确说一遍，看何种意见更比较符合此期望。

    指出最不符合此期望的意见为哪一条。

    第二，要求发言者提供更有力的佐证。

    这是化解冲突的另一个办法。主席可以将意见抵触的部分整理出来，并要求发言者提供更有力的佐证。例如，向持反对意见的与会者要求:你可以提出足够的证据说明这个意见不合适吗？这样的问题不仅有助于缓解紧张的气氛，也能帮助与会者提出更具体的意见。

    第三，就事论事，不要就人论事。

    v避免将冲突发生的原因归咎到人的因素，而是要找出使意见僵持不下的环境因素。主席对不同的意见以及可能对立的双方都要适时安抚及协调。

    第四，寻求其他解决方法。

    尽可能找出其他解决方案，是化解冲突的一个办法。在此，提供一个可能的方法，即把意见抵触的部分，分解成几个小冲突，再分别找出其解决办法或折中方法。

    第五，转移话题或暂时休息。

    会议因冲突而不得不停下来时，可以适时转换话题。例如:主席再解释一次会议的期望和已经达成的共识，或暂时休息让大家再好好想一想，也可以请第三者来调停冲突，但千万不要赌气地独断专行作决定。

    第六，会前预先排除冲突。

    当主席知道会中可能发生意见相左且意见双方不可能让步时，有必要在会前与这些人进行沟通。假如还是无法化解不同意见，主席有必要表达对两者皆不满意的态度，请大家再好好思考一下。但同时也要避免让与会者觉得，不满意的态度是冲着某一个人而来的。