办公室工作人员如何接听电话

    办公室工作无小事。办公室起着上传下达，协调各方的作用，接听电话是办公室的一项重要工作。接听电话看似简单，如果工作不细心，出了差错，就会影响工作，影响机关形象。

    在接听电话时，首先要说，您好，这里是某某单位，请问您有什么事？请问您找谁？。接到的电话主要有以下三种情形。

    一是上级或有关单位下达通知。接电话人员必须认真聆听，并做好记录。如果是会议通知，要将会议时间、地点、内容、参加人员、下发通知的单位和人员等六要素记录清楚，缺一不可，有模糊不清的，要及时询问，记录清楚后要及时向办公室主任汇报。

    二是群众咨询政策或反映问题。对群众咨询的政策，能够当即予以解答的，要认真给予解答，对有关政策掌握不准的，要告知不能解答的原因，不能信口开河。可以告知群众有关业务科室的电话，为群众进行进一步的解答。对群众反映问题的，要认真进行记录，并记清楚群众的姓名和联系方式。群众反映问题报有关领导或科室解决后，要及时对群众进行信息反馈。

    三是接听找领导的电话。办公室经常接到找领导的电话，特别是长途电话，这些电话一般就是问，您这儿局长是谁？或是某某吗？他在不在啊？他手机号是多少啊？这样的电话必须慎重处理，要先用请问您怎么称呼？、您有什么事吗？问清对方的姓名及单位，先后说您稍等，我看看领导在不在之类的话，去请示有关领导，看看领导是否接听电话，如果领导不便接听，可以用我们领导正在开会，我们领导出差了来婉拒，如果对方还要领导手机号码的话，可以用对不起，领导的电话不方便告诉您，有事您就打办公室电话吧来推辞。贸然然将领导的有关情况告知陌生人，可能会给领导造成被动。特别是推销产品的，如果经常给领导打电话，就会浪费领导很多的时间，让领导烦感。

    总结接电话必须做到:认真仔细、谦逊礼貌、机敏灵活。