会议的安排方式和座次安排

    （一)安排方式:这里有几种方法来处理会议的团体住宿，最简单的方法是由与会者自己安排宿，但是更有效和考虑经济利益来说最好是由主办单位预定房间，如果不事先保留房间，会产生下列问题:

    1.遇到旺季，饭店可能将房间卖出，这样会迫使与会者住在距离会场较远的地方。

    2.与会者可能拿不到优惠价格，因为个人无法有讲价的能力。

    3.会场租金可能较高(如会场也在饭店)，通常饭店以预订房间数多寡来考虑场租可否讲价。

    (二)住宿程序:一旦预订的房间决定后，决定用哪4种基本住宿程序是你需要的:

    1.告诉饭店所有与会者住宿经由团体(主办单位)订房卡或申请表为凭。

    2.告诉饭店所有订房以主办单位的住宿表为凭证。

    3.经由专业会议服务公司代为处理。

    4.经由主办单位的住宿组人员负责。

    (三)预定会议住宿的方式:会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题，特别是遇到旺季，可能找不到房间可以住，在此针对会议住宿的方式分别作说明。

    订房卡:如果会议需要住宿的人数不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡，是免费的。主办单位随同会议通知寄上订房卡再由与会者直接向饭店订房。

    这份订房卡或申请表亦可按照基本格式事先印制，在印制前先做一份草案请饭店核对房价、订金等事项是否有误，通常饭店会希望注明如果订金没有收到前无法确认，另外也可以注明有任何税金或服务费。

    另外还有一点也很重要，就是强调订房截止日，以鼓励与会者尽早预订。截止日的订定是与饭店在签订合约前同意的。

    住宿单:住宿单通常使用在小型会议，由主办单位支付房间费。将一份表格寄给你邀请的人，要求他填写陪同人员名字，希望哪种房间，抵达与离开日期，将表格资料填在住宿单中给饭店，并告诉饭店收款方式，内容包括:

    1.注明房间服务费和税金由个人或是邀请单位支付。

    2.注明杂费由谁负责(如在饭店餐厅用餐、洗衣、电话费等)。

    3.房间只保留到抵达日的下午6时，还是由邀请单位全权负责。

    4.要求饭店在寄上确认信前，先由邀请单位核对后再分别寄给他们。

    一旦房数被确定后，住宿局观光局会提供你一份饭店资料，让你参考与选择，然后再由主办单位与饭店业务代表谈房价。

    如果可能，最好实际去看一下使用饭店房间的设备，这不但有助于你房价的讲价，同时提出一些与会者可能会问的问题，请饭店人员答复，同时也可以了解饭店预订作业和前台服务情形。

    特别预订:有些会议筹办人在所有预订房间中保留数间给特定的人或团体，并给予特别处理，例如:总计预订400间，40间为vips(贵宾)使用，其余360间为与会代表，使用特别预订是因为有些记者和参展商都要特别小心接待。

    详细与饭店业务代表讨论细节，并诉诸文字，彼此要了解:

    1.特别预订多少房间，什么类别和房价。

    2.预订的作业程序。

    3.什么时限内未使用的房间转到一般预约中。

    在决定特别预订前，可能需要不同表格，对参展厂商的表格可以用不同颜色或注明特别截止日，对于贵宾(vips)则注明不同身分并由你自己处理他们的住宿安排。

    工作人员房间预订和免费房间:在一般与会者住宿安排开始前，先分派好工作人员住宿和免费房间。

    一般来说工作人员及免费房间的住房表直接送给饭店业务人员，包括名字和地址、职称或注明他(她)在会议中的工作角色、需要什么类型房间、抵达与离开日期、如果不是免费房间，由谁支付房间费和附带费用(如电话、洗衣等)。工作人员所住的房价通常会提供较优惠价格，来降低主办单位的成本。

    最好注明他们的身分，因为饭店经常根据你这份住房表提供贵宾(逮vips)特别礼遇(如送水果、小礼物等)，你可能也希望将确认函直接给你，由你核对无误后再寄给贵宾或工作人员。

    (四)住宿表格的内容:住宿表格通常由会议筹办人草拟、由主办单位印制，但准备表格前先确认有关作业原则，例如截止收件日、确认回函寄给主办单位或饭店、是否接受电话询问。

    虽然有些住宿表格对某一特定团体要求一些额外资料，一般标准表格包括下列内容:

    1.主办单位名称。

    2.会议名称。

    3.会议日期。

    4.会议地点。

    5.收件截止日期。

    6.确认函回信地址。

    7.各饭店的房价。

    8.税金明细。

    9.饭店的地理位置图。

    10.注明项目:

    (1)选择饭店偏好。

    (2)哪种类型房间。

    (3)订房人名字。

    (4)抵达日期时间。
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