背景说明:你是光华公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
一、
便条
钟苗:
江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察,请你按公司惯例做出接待计划与安排,计划形成后交我审阅,待批准后再去相关部门交办具体适宜。
谢谢
行政经理苏明
xx年11月21日
参考答案:
1、说明接待计划的三项内容:
(1)接待规格;
(2)日程安排;
(3)经费列支。
2、人员安排中计划中应写明;
(1)主要陪同人员;
(2)主要工作人员;
(3)住宿地点、标准、房间数量;
(4)宴请时间、地点、标准、人数;
(5)会见、会谈地点、人数、参与人员。
3、日程安排计划:
(1)日期、时间、地点;
(2)活动内容;
(3)陪同人员。
4、接待经费计划(列支);
(1)工作经费;
(2)餐饮费;
(3)住宿费;
(4)交通费;
(5)参观费;
(6)其他不可预见费用。
二、
备忘录
发自:行政经理苏明
发给:秘书钟苗
日期:xx。11。21
内容:
公司成立的开发部近期有5名员工要出差,请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤,我看过后再交给他们参考执行。
谢谢
参考答案:
我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是;
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表,详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况,并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意,并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门,领取支票或现金借款;一种情况是先由申请人垫付,完成商务工作。
4、在进行商务工作中,无论是使用支票,还是使用现金,都要向对方索取相应的发票,其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束,申请人应将发票附在出差报销单后面,并亲自签字提交出纳部门,由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的,在提交票据和报销凭单后,方可返还现金。
6、如果事实商务工作时,计划的费用不够,需要超出时,应提前向有关领导报告,在得到许可和批准后,超出的部分才可得到报销。
三、
便条
钟苗:
一些员工对信息存储过程不太了解,时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事,没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理,请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料,在下周三下午由你向员工作介绍。
行政经理苏明
xx年11月21日
参考答案:
1、登记:
(1)登记的含义:登记即建立信息的完整记录。
(2)登记分为两种类型;
1总括登记,对存储信息按批分类登记;
2个别登记,按信息存储顺序逐件登记。
(3)登记形式有两种:卡片式登记、薄册式登记。
2、编码:
(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数
(3)编码的两种方法:
1顺序编码法,按信息发生的先后顺序或统一标准编码;
2分组编码法,利用十进位阿拉伯数字,按后续数字来分别信息的大、小类。