会前工作

议程的顺序如下。

    (1)宣布议程。

    (2)说明人员缺席情况。

    (3)宣读并通过上次会议的备忘录。

    (4)财务主管报告。

    (5)其他报告。

    (6)新的议题。

    (7)有关人事任免。

    (8)提名并选举新的负责人。

    (9)通知有关事项。

    (10)宣布休会。

    2)安排会议日程

    会议日程是指会议议程在时间上的具体安排。会议日程多采用表格式，将会议议程分别固定在会议期间每天的上午、下午、晚上3个单元里，使与会者一目了然地看清日程安排，以便按统一的规定参加会议的活动。因此，拟订会议日程要明确具体，并准确无误。日程安排大体包括时间(可具体到x小时x分钟)、内容和地点。

    3)案例——简明的会议议程

    秘书工作市管理协会技术训练专题研讨会议议程

    一、专题报告:当代发达国家经营技术训练情况与发展趋势

    二、销售与服务训练演示

    三、座谈讨论

    四、大会交流

    实例

    时间安排:

    上午:8:00　　8:15　　10:00　　11:00

    中午:12:00

    xx市管理协会技术训练中心秘书处

    秘书工作x年x月x日

    会议日程安排

    xx市管理协会技术训练专题研讨会日程安排

    内容安排:

    报到

    报告会xx

    销售训练演示

    服务训练演示

    午餐

    地点:xx饭店一楼大厅

    饭店五楼会议厅

    下午1:30

    分组研讨

    第一组六楼会议室

    第二组七楼会议室

    第三组八楼会议室

    秘书工作饭店五楼会议厅

    5.准备会议文件

    会议文件的准备工作主要是起草和印发。起草的文件主要有、、、决议草案。起草的原则有的是秘书人员负责起草，有的是由秘书协助领导起草，有的是由秘书配合业务部门起草。承担文件起草的秘书应了解会议宗旨和会议的全面情况，紧紧围绕会议中心，力争较好地完成任务。

    文件的印制、分发应认真负责，保证质量，不出差错。

    6.落实后勤工作会务

    后勤服务是会务工作中不可忽视的环节，特别是一些内容重要、规格高、参加人数较多的会议，如果后勤工作做得不好，将会严重影响会议效果。

    准备阶段的后勤服务应做好以下工作。

    (1)会议经费项目预算。主要包括会场租金、场地布置、文件印刷、办公用品、住宿、伙食补贴、交通、娱乐费用等。在预算时，应坚持节约原则，精打细算，减少开支，严格遵守有关规定，不任意提高开支标准。

    (2)落实食宿，安排交通，做好卫生保健工作。

    (3)制作会议证件。会议证件包括代表证、出席证、列席证、工作证等。这些证件都应事先印制好，以便及时发给与会者和工作人员。

    (4)制定会议的值班工作与保密。