高效会议管理技巧

    当今会议面面观

    一、会议的意义

    二、会议的目的

    三、会议的种类

    四、会议的频率

    五、会议成本的计算

    会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是高效会议管理技巧的中心议题。

    会议的意义

    1.会议是一个集思广益的渠道

    图1-1集思广益图

    如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生金点子。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

    2.会议显示一个组织或一个部门的存在

    会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。

    图1-2组织或部门与会议

    3.会议是一种群体沟通的方式

    开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过e-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。

    会议的目的

    开展有效的沟通

    会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。

    传达资讯

    通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。

    监督员工、协调矛盾

    许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种集合的、面对面的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

    达成协议与解决问题

    达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。

    图1-3达成协议与解决问题的6个步骤

    资源共享

    利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。

    开发创意

    开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。

    激励士气

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